En un artículo anterior explicamos por qué la NFPA y el SGA no comunican lo mismo, aunque ambos usen símbolos de peligro. Ahora damos el siguiente paso: el documento donde el SGA realmente “vive” dentro de su empresa, la Ficha de Datos de Seguridad (FDS), también conocida como SDS por sus siglas en inglés o, todavía, como “Hoja de Seguridad”.
La FDS no es un trámite de relleno. Es el documento técnico que permite que sus colaboradores manipulen un producto químico de forma segura, que los servicios de emergencia actúen correctamente ante un accidente y que su empresa demuestre cumplimiento ante una inspección. Una FDS mal elaborada, desactualizada o que ni siquiera está en español es uno de los hallazgos más frecuentes —y más fáciles de sancionar— en el manejo de sustancias químicas en Costa Rica.
En esta guía le explicamos qué exige la normativa costarricense, cómo se estructuran las 16 secciones obligatorias y, sobre todo, cómo validar que la FDS que tiene en sus manos realmente cumple.
¿Qué dice la normativa en Costa Rica?
Costa Rica adoptó el Sistema Globalmente Armonizado de Clasificación y Etiquetado de Productos Químicos (SGA) mediante el Decreto Ejecutivo N.° 40457-S, tomando como base la sexta edición del SGA de las Naciones Unidas.
La clasificación de peligros, el etiquetado y la elaboración de la FDS se rigen por el Reglamento Técnico RTCR 481:2015 “Productos químicos. Productos químicos peligrosos. Etiquetado”, que incluye en sus anexos la guía para preparar las fichas de datos de seguridad.
De esto se desprenden tres consecuencias prácticas que conviene tener claras:
- La FDS debe estar en español y disponible para los trabajadores en el lugar de trabajo.
- Debe basarse en la versión del SGA adoptada por el país (6.ª edición). Una ficha elaborada bajo otra revisión —o bajo el sistema de otro país, como el de la Unión Europea o el de OSHA en Estados Unidos— puede tener clasificaciones que no coinciden con las exigidas en Costa Rica.
- La información de la FDS y la de la etiqueta del producto deben ser coherentes entre sí.
¿Quién debe contar con FDS?
La obligación recae sobre toda la cadena: fabricantes, importadores, distribuidores y comercializadores de productos químicos peligrosos deben suministrar la FDS. Y los empleadores que usan esos productos deben mantenerla accesible para su personal como parte de la gestión de salud ocupacional.
Si su empresa importa, formula, reenvasa, almacena o utiliza sustancias o mezclas peligrosas, necesita una FDS vigente por cada producto. No basta con la del proveedor extranjero: debe estar adaptada a los requisitos nacionales.
Las 16 secciones de la FDS
El SGA establece un orden fijo de 16 secciones. Ese orden no se puede alterar, y ninguna sección puede quedar simplemente en blanco: si un dato no aplica o no está disponible, debe indicarse expresamente y explicar por qué. A continuación, qué va en cada una y qué revisar.
Sección 1. Identificación del producto y del proveedor
Identificador del producto (debe ser idéntico al de la etiqueta), usos recomendados y usos desaconsejados, datos completos del proveedor responsable en Costa Rica (nombre, dirección, teléfono) y un teléfono de emergencia válido en el país. En Costa Rica, lo habitual es referenciar el Centro Nacional de Intoxicaciones (2223-1028) y el 9-1-1.
Sección 2. Identificación de los peligros
Clasificación SGA de la sustancia o mezcla y los elementos de la etiqueta: pictogramas, palabra de advertencia(“Peligro” o “Atención”), indicaciones de peligro (frases H) y consejos de prudencia (frases P). También se describen aquí otros peligros que no derivan en una clasificación formal.
Sección 3. Composición / información sobre los componentes
Para una sustancia: identidad química, nombre común, número CAS e impurezas relevantes. Para una mezcla: los componentes peligrosos con su concentración o rango de concentración y su número CAS. Aquí se gestiona también la información comercial confidencial dentro de lo que permite la norma.
Sección 4. Primeros auxilios
Medidas según la vía de exposición (inhalación, contacto con piel, contacto con ojos e ingestión), síntomas y efectos más importantes —tanto agudos como retardados— e indicación de cuándo se requiere atención médica inmediata.
Sección 5. Medidas de lucha contra incendios
Medios de extinción apropiados y los que no deben usarse, peligros específicos derivados del producto (por ejemplo, productos de combustión peligrosos) y el equipo de protección recomendado para el personal de respuesta.
Sección 6. Medidas en caso de vertido o derrame accidental
Precauciones personales y equipo de protección, precauciones ambientales para evitar que el producto llegue a desagües o cuerpos de agua, y métodos de contención y limpieza.
Sección 7. Manipulación y almacenamiento
Precauciones para una manipulación segura y condiciones de almacenamiento, incluyendo incompatibilidades con otros materiales. Esta sección se conecta directamente con las buenas prácticas de almacenamiento seguro de productos químicos.
Sección 8. Controles de exposición / protección personal
Límites de exposición ocupacional aplicables, controles de ingeniería apropiados y el equipo de protección personalrequerido (protección respiratoria, de manos, de ojos y de la piel).
Sección 9. Propiedades físicas y químicas
Estado físico, color, olor, pH, punto de fusión y de ebullición, punto de inflamación, inflamabilidad, densidad, solubilidad y demás propiedades relevantes. Es la “huella” técnica del producto.
Sección 10. Estabilidad y reactividad
Reactividad, estabilidad química, posibilidad de reacciones peligrosas, condiciones que deben evitarse, materiales incompatibles y productos de descomposición peligrosos.
Sección 11. Información toxicológica
Efectos sobre la salud de forma clara y completa: vías de exposición, síntomas, efectos agudos y crónicos, y datos toxicológicos como toxicidad aguda, corrosión o irritación, sensibilización, carcinogenicidad, entre otros.
Sección 12. Información ecológica
Ecotoxicidad, persistencia y degradabilidad, potencial de bioacumulación y movilidad en el suelo. Permite dimensionar el impacto ambiental del producto.
Sección 13. Información relativa a la eliminación
Métodos adecuados para el tratamiento y disposición del producto y de sus envases. En Costa Rica, la gestión de residuos peligrosos se enmarca en el Decreto N.° 41527-S, por lo que esta sección debe ser congruente con las obligaciones del generador.
Sección 14. Información relativa al transporte
Número ONU, designación oficial de transporte, clase de peligro, grupo de embalaje y peligros ambientales. Es la sección que conversa con las fichas de emergencia para el transporte terrestre de mercancías peligrosas y su gestión obligatoria.
Sección 15. Información reglamentaria
Reglamentación específica de seguridad, salud y ambiente aplicable al producto. En el contexto nacional, aquí se referencian el RTCR 481:2015 y el Decreto N.° 40457-S, entre otras disposiciones pertinentes.
Sección 16. Otras informaciones
Fecha de elaboración o de la última revisión, número de versión, significado de las abreviaturas utilizadas y referencias bibliográficas. Es la sección que permite saber si la ficha está vigente.
Cómo validar una FDS: lista de verificación
Tener una FDS no significa que esté bien hecha. Antes de darla por válida, revise lo siguiente:
- Está en español y disponible para el personal en el sitio de trabajo.
- Contiene las 16 secciones, completas y en el orden correcto, sin apartados en blanco.
- La clasificación coincide con la etiqueta: mismos pictogramas, misma palabra de advertencia, mismas frases H y P.
- El identificador del producto es idéntico en la FDS y en la etiqueta.
- Está basada en la 6.ª edición del SGA adoptada por Costa Rica, no en otra versión ni en el sistema de otro país.
- El teléfono de emergencia es válido en el territorio nacional.
- Incluye versión y fecha de revisión, y esa fecha es razonablemente reciente.
- Los datos del proveedor o responsable local están completos y son correctos.
Si una sola de estas casillas falla, la ficha debe corregirse.
Errores frecuentes que generan hallazgos
- FDS solo en inglés o traducida de forma automática y deficiente.
- Ficha de una versión del SGA distinta a la nacional, lo que produce clasificaciones que no calzan con el RTCR 481:2015.
- Incoherencia entre etiqueta y FDS (la etiqueta dice una cosa y la ficha otra).
- Secciones incompletas o con un genérico “no aplica” sin justificación.
- Teléfono de emergencia extranjero que no sirve ante un incidente local.
- FDS desactualizada, sin fecha de revisión o con datos de un proveedor que ya cambió.
¿Cada cuánto se actualiza?
La FDS debe revisarse y actualizarse cada vez que haya nueva información relevante sobre los peligros del producto, cuando cambie su composición o clasificación, o cuando se modifique la normativa aplicable. Mantener un control de versiones documentado es parte de una buena gestión de cumplimiento y evita sorpresas en una inspección.
En Khemnet le ayudamos
Elaborar y validar fichas de datos de seguridad conforme al SGA requiere conocimiento técnico de clasificación de peligros, dominio de la normativa costarricense y criterio para asegurar la coherencia entre FDS y etiqueta. En Khemnet acompañamos a su empresa en la elaboración, revisión y validación de FDS, así como en la clasificación y etiquetado de productos químicos según el RTCR 481:2015, dentro de nuestros servicios de regencia química y cumplimiento.
¿Tiene dudas sobre si sus fichas de datos de seguridad cumplen? Contáctenos y con gusto le ayudamos a ponerlas en regla.
